গুরুত্বপূর্ণ প্রশাসনিক সহকারী সাক্ষাৎকারের প্রশ্ন ও উত্তর

Important Administrative Assistant Interview Questions 152708

এখানে প্রশাসনিক সহকারী ইন্টারভিউ প্রশ্ন এবং উত্তর আছে. বিভিন্ন সেক্টরে ব্যবসায়িকদের তাদের দলকে সমর্থন করতে এবং অফিস পরিচালনার জন্য প্রশাসনিক সহকারীর প্রয়োজন হয়। অ্যাডমিনিস্ট্রেটিভ অ্যাসিস্ট্যান্ট ইন্টারভিউয়ের সময় কী আশা করা উচিত তা জানা আপনাকে আপনার প্রতিক্রিয়াগুলি প্রস্তুত করতে এবং আপনাকে একজন গুণী প্রার্থী হিসাবে আলাদা করতে সাহায্য করবে।

একজন প্রশাসনিক সহকারী কী করেন?

প্রশাসনিক সহকারীরা ফাইল সংগঠিত করে, বার্তার খসড়া তৈরি করে, অ্যাপয়েন্টমেন্টের সময় নির্ধারণ করে এবং তাদের সহায়তা করে অন্যান্য কর্মচারীদের সহায়তা করে। প্রশাসনিক সহকারীরা স্প্রেডশীট তৈরি করতে, ইমেল রচনা করতে, ডাটাবেস বজায় রাখতে এবং উপস্থাপনা, প্রতিবেদন এবং প্রকাশনা প্রস্তুত করতে কম্পিউটার ব্যবহার করে।

তারা বিক্রেতাদের সাথে আলোচনা, সরবরাহ ক্রয়, স্টকরুম বা কর্পোরেট লাইব্রেরি পরিচালনা করতে এবং বিভিন্ন উত্স থেকে তথ্য পেতে পারে।

সংখ্যা 56 অর্থ

• তার কম্পিউটারের দিকে তাকিয়ে ফোনের উত্তর দিচ্ছেন একজন প্রশাসনিক সহকারী।
• কাজের দায়িত্ব অভিজ্ঞতা, কাজের শিরোনাম এবং দক্ষতার উপর নির্ভর করে আলাদা হয়। একজন প্রশাসনিক সহকারীর দায়িত্বের মধ্যে নিম্নলিখিতগুলি অন্তর্ভুক্ত থাকতে পারে:
• কাগজ এবং কম্পিউটারাইজড ফাইল সিস্টেম উভয় ব্যবহার করে রেকর্ড এবং বার্তা সংগঠিত করুন।
• ইনকামিং মেল এবং ইমেল রাউট এবং বিতরণ করা হয়.
• স্ট্যান্ডার্ড চিঠি এবং ইমেল প্রতিক্রিয়া.
• ইনকামিং বার্তাগুলিতে সাড়া দিন এবং ফাইল সংযুক্ত করুন।
• নির্ভুলতা নিশ্চিত করতে, আপনার বানান এবং বিরাম চিহ্ন পরীক্ষা করুন।
• ফ্যাক্স মেশিন, ভিডিও কনফারেন্সিং, ফোন সিস্টেম, এবং অন্যান্য অফিস সরঞ্জাম কার্যকরী নিশ্চিত করা।
• স্প্রেডশীট, ওয়ার্ড প্রসেসিং, ডাটাবেস অ্যাডমিনিস্ট্রেশন এবং অন্যান্য অ্যাপ্লিকেশনগুলি সবই কম্পিউটারে সম্পন্ন হতে পারে।
• কোম্পানির নীতি অনুযায়ী ফর্ম পূরণ করুন.

স্টার ইন্টারভিউ পদ্ধতি হল একটি সাক্ষাত্কারে প্রশ্নের উত্তর দেওয়ার একটি পদ্ধতি।

সিচুয়েশন, টাস্ক, অ্যাকশন এবং রেজাল্ট (STAR)। স্টার ইন্টারভিউ পদ্ধতি হল আচরণগত সাক্ষাত্কারের প্রশ্নগুলিকে সংক্ষিপ্তভাবে এবং স্পষ্টভাবে মোকাবেলা করার একটি উপায়, আপনার প্রতিক্রিয়া ব্যাক আপ করার জন্য বাস্তব জীবনের উদাহরণ সহ। এই কৌশলটির সাথে একটি সাক্ষাত্কারের প্রশ্নের উত্তর দেওয়ার সময়, আপনাকে অবশ্যই স্পষ্টভাবে একটি নির্দিষ্ট পরিস্থিতিকে চিহ্নিত করতে হবে যা আপনি সম্মুখীন হয়েছেন যেটি ইন্টারভিউয়ারের প্রশ্নের সাথে প্রাসঙ্গিক, ইভেন্টে আপনার সম্পৃক্ততা বর্ণনা করুন, সমস্যাটি কাটিয়ে ওঠার জন্য আপনি যে ক্রিয়াকলাপগুলি নিয়েছিলেন তা ব্যাখ্যা করুন এবং চূড়ান্ত ফলাফল বর্ণনা করুন৷ এই কৌশলটি আপনাকে একটি নির্দিষ্ট উদাহরণ সহ প্রশ্নের উত্তর দিতে দেয়।

সম্পর্কিত: কি আপনাকে অনন্য করে তোলে

প্রশাসনিক সহকারীর জন্য সাক্ষাত্কার প্রশ্ন

প্রশাসনিক সহকারী চাকরির সাক্ষাত্কারের সময় আপনাকে জিজ্ঞাসা করা যেতে পারে এমন কিছু বিষয় এখানে রয়েছে:

• আপনার মতে, অফিসে প্রশাসনিক সহকারীর দায়িত্ব কি?
• প্রশাসনিক সহকারী হিসাবে কাজ করার আপনার প্রিয় দিকগুলি কী কী?
• কোন অফিস সফ্টওয়্যার এবং সরঞ্জাম আপনি কিভাবে ব্যবহার করতে জানেন?
• একজন প্রশাসনিক সহকারী হিসাবে, আপনি যে প্রকল্পে কাজ করতে পছন্দ করেন তার বর্ণনা দিন।
• আপনার মতে, একজন প্রশাসনিক সহকারীর জন্য সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ প্রতিভা কী এবং কেন?
• এমন একটি সময় বর্ণনা করুন যখন একজন প্রশাসনিক সহকারী হিসেবে আপনার কাজে বিচক্ষণতার প্রয়োজন ছিল এবং আপনি কীভাবে পরিস্থিতি মোকাবেলা করেছিলেন।
• আপনি যদি একটি টাস্ক অ্যাসাইন করা হয় কিন্তু প্রয়োজনীয় নির্দেশাবলী না পান তাহলে আপনি কি করবেন?
• আপনি কি ধরনের নেতৃত্ব শৈলী পছন্দ করেন?
• প্রশাসনিক সহকারী চাকরির সবচেয়ে কঠিন দিকটি কী বলে আপনি মনে করেন?
• আমাকে এমন একটি মুহূর্ত সম্পর্কে বলুন যখন আপনাকে একটি বিশাল দল পরিচালনা করতে হয়েছিল। আপনি কি সফল হতে পেরেছেন?
• আপনি কি আমাকে ব্যাখ্যা করতে পারেন কিভাবে আপনি একাধিক সুপারভাইজার জুড়ে মিটিং নির্ধারণের ব্যবস্থা করেন?
• আমাকে এমন একটি সময় বলুন যা আপনাকে একটি চ্যালেঞ্জিং প্রকল্প সমাধান এবং সম্পূর্ণ করতে হয়েছিল।
• প্রশাসনিক পেশাদারদের জন্য একটি সাধারণ দিন দেখতে কেমন?
• সময়সূচী বজায় রাখার জন্য আপনার কৌশল কি?
• আপনি পেশাদার উন্নয়ন পরিকল্পনা তৈরি করতে পরিচালকদের সাহায্য করতে পারেন?

1. আপনার মতে, অফিসে প্রশাসনিক সহকারী কী কাজ করে?

কর্মক্ষেত্রে প্রশাসনিক সহকারী পদ সম্পর্কে আপনি কতটা জানেন এবং আপনি কীভাবে আপনার কাজের বাধ্যবাধকতার সাথে যোগাযোগ করবেন তা দেখতে নিয়োগকর্তারা এই প্রশ্নটি ব্যবহার করেন। এই প্রশ্নটি একজন নিয়োগকর্তাকে বুঝতে সাহায্য করতে পারে যে আপনি যদি নিজেকে একজন দলের খেলোয়াড় হিসেবে দেখেন এবং কাজের প্রশংসা করেন প্রশাসনিক সহকারীর দায়িত্ব . এই প্রশ্নের উত্তর দেওয়ার সময়, সবচেয়ে সাধারণ প্রশাসনিক সহকারী দায়িত্বের উপর ফোকাস করার চেষ্টা করুন এবং কেন পদটি অফিসের জন্য গুরুত্বপূর্ণ।

উদাহরণ

'আমি বিশ্বাস করি প্রশাসনিক সহকারী একটি দলের গুরুত্বপূর্ণ উপাদান।' তারা প্রয়োজন অনুযায়ী সমালোচনামূলক তথ্য সরবরাহ করে এবং ফাইল করা, সংগঠিত করা এবং সময়সূচী পরিচালনার মতো দৈনন্দিন ক্রিয়াকলাপগুলি বজায় রাখার পাশাপাশি সবকিছু ঠিকঠাক হয় তা নিশ্চিত করে তাদের সমর্থন করে।'

2. একজন প্রশাসনিক সহকারী হিসাবে কাজ করার আপনার প্রিয় দিকগুলো কি কি?

যারা কর্মক্ষেত্রে যা পছন্দ করেন তারা প্রায়শই বেশি উত্পাদনশীল এবং কার্যকর হন। এই প্রশ্নটি ইন্টারভিউয়ারকে প্রশাসনিক সহকারী হিসাবে আপনার কাজের সম্পর্কে আপনি কী প্রশংসা করেন এবং আপনি আপনার কাজ কতটা উপভোগ করেন সে সম্পর্কে আরও জানতে পারবেন। এই প্রশ্নের উত্তর দেওয়ার সময়, আপনি সবচেয়ে বেশি পছন্দ করেন এমন একজন প্রশাসনিক সহকারী হওয়ার বিষয়ে এক বা দুটি জিনিসের কথা চিন্তা করুন এবং আপনি যা সবচেয়ে বেশি উপভোগ করেন তা সম্পাদন করার সাম্প্রতিক অভিজ্ঞতার বর্ণনা দিয়ে আপনার প্রতিক্রিয়া ব্যাক আপ করুন।

উদাহরণ

'প্রশাসনিক সহকারী হওয়ার বিষয়ে আমি যা পছন্দ করি তা হল অফিসে যা কিছু চলছে তার সাথে তাল মিলিয়ে চলতে সক্ষম হওয়া এবং একজন গুরুত্বপূর্ণ ব্যক্তি হওয়া যা নিশ্চিত করে যে সবকিছু ঠিকঠাক কাজ করে।' উদাহরণস্বরূপ, একজন অভ্যর্থনাকারী হিসাবে আমার পূর্বের অবস্থানে, আমি সর্বদা গুরুত্বপূর্ণ ইভেন্ট এবং মিটিং পরিকল্পনায় আমার সহকর্মীদের সহায়তা করতে পছন্দ করতাম।'

3. আপনি কোন সফ্টওয়্যার এবং অফিস সরঞ্জাম পরিচালনা করতে জানেন?

এই প্রশ্নের জন্য আপনার প্রতিক্রিয়া অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ কারণ এটি নিয়োগকর্তাকে আপনার আগে ব্যবহার করা সফ্টওয়্যার এবং অফিস সরঞ্জাম সম্পর্কে অবহিত করে এবং তাদের আত্মবিশ্বাস প্রদান করে যে আপনি ন্যূনতম প্রশিক্ষণের সাথে আপনার কাজের দায়িত্বগুলি সঠিকভাবে পেতে সক্ষম হবেন। আপনি অতীতে যে কম্পিউটার সফ্টওয়্যার অ্যাপ্লিকেশন এবং অফিস সরঞ্জামগুলি ব্যবহার করেছেন তা সনাক্ত করুন এবং এই প্রশ্নের উত্তর দেওয়ার সময় তাদের সাথে আপনার স্বাচ্ছন্দ্যের ডিগ্রি বর্ণনা করুন।

উদাহরণ

'আমি পণ্যের মাইক্রোসফ্ট অফিস স্যুটের একজন বিশেষজ্ঞ ব্যবহারকারী,' উদাহরণ স্বরূপ। আমি শুধুমাত্র স্কুলে একটি কম্পিউটার ক্লাসে যোগদান করিনি যা এই সরঞ্জামগুলিতে মনোনিবেশ করেছিল, কিন্তু আমার আগের অবস্থানে, আমি প্রতিদিন ওয়ার্ড এবং এভারনোট এবং সাপ্তাহিক এক্সেল এবং পাওয়ারপয়েন্ট ব্যবহার করতাম। আমি বিভিন্ন অফিস সরঞ্জাম যেমন একটি কম্পিউটার, স্ক্যানার, প্রিন্টার, ফ্যাক্স মেশিন, মেইল ​​স্ট্যাম্পিং মেশিন এবং মাল্টি-লাইন টেলিফোনের সাথেও স্বাচ্ছন্দ্যে আছি।'

4. প্রশাসনিক সহকারী হিসাবে একটি প্রকল্প বর্ণনা করুন যেটিতে আপনি কাজ করে উপভোগ করেছেন।

প্রশাসনিক সহকারী হিসাবে কাজ করার ক্ষেত্রে আপনি কোন বিষয়ে সবচেয়ে বেশি উপভোগ করেন তা জানতে একজন ইন্টারভিউয়ার জিজ্ঞাসা করতে পারেন এমন আরেকটি প্রশ্ন হল এটি। এই প্রশ্নটি তাদের বুঝতে সাহায্য করে কিভাবে আপনি কর্মক্ষেত্রের উদ্যোগে সাহায্য করার জন্য আপনার ক্ষমতা ব্যবহার করেন। যেহেতু এটি 'একটি মুহূর্ত বর্ণনা করুন...' দিয়ে শুরু হয়, তাই এটির কাছে যেতে STAR পদ্ধতি প্রয়োগ করা বাঞ্ছনীয়৷ এইভাবে, আপনি একটি নির্দিষ্ট প্রকল্পে কাজ করেছেন, এতে আপনার অবস্থান, আপনি যে ক্রিয়াকলাপগুলি করেছেন, প্রকল্পের ফলাফল এবং এটি সম্পর্কে আপনি কী পছন্দ করেছেন তা চিহ্নিত করতে সক্ষম হবেন।

উদাহরণ

'একটি মাঝারি আকারের আইন অনুশীলনের জন্য প্রশাসনিক সহকারী হিসাবে আমার চাকরিতে, আমি একটি দৈনিক সময়সূচী তৈরি করার জন্য একটি প্রকল্পে কাজ করেছি যা সমন্বিত হয় যখন দলটি ইমেলের মাধ্যমে গ্রাহকদের সাথে কথা বলে।

আমি কর্মীদের বুঝিয়েছি যে তাদের শিফটের শুরুতে এবং উপসংহারে দিনে অন্তত দুবার ইমেল চেক করা এবং উত্তর দেওয়া উচিত। আমি এটি করার প্রশংসা করেছি যেহেতু আমি একটি সমস্যার সমাধানে অবদান রাখতে সক্ষম হয়েছি। এবং একটি যা আমাদের দল এবং আমাদের ক্লায়েন্ট উভয়ই অনুভব করছিল।'

5. একজন প্রশাসনিক সহকারীর কাজের জন্য কোন প্রতিভা সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ বলে আপনি মনে করেন এবং কেন?

অতীতে আপনি কীভাবে গুরুত্বপূর্ণ প্রশাসনিক সহকারী ক্ষমতাগুলি ব্যবহার করেছেন এবং এই প্রশ্নের উত্তর দেওয়ার সময় আপনি কীভাবে এই কোম্পানিতে অবদান রাখতে তাদের ব্যবহার করবেন তা নিয়ে আলোচনা করতে STAR পদ্ধতি ব্যবহার করুন। আপনার প্রতিক্রিয়া ইন্টারভিউয়ারকে অনেক কিছু নির্ধারণ করতে সাহায্য করবে। আপনি যে প্রতিভাগুলিকে অবস্থানের জন্য সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ বলে মনে করেন, সেই দক্ষতাগুলি কেন প্রয়োজনীয়, অতীতে আপনি কীভাবে সেই দক্ষতাগুলিকে কার্যকরভাবে ব্যবহার করেছেন এবং কীভাবে আপনি আপনার দলের সাফল্যে অবদান রাখতে একই দক্ষতাগুলি ব্যবহার করবেন তা অন্তর্ভুক্ত করে।

উদাহরণ

'একজন প্রশাসনিক সহকারী কর্তব্য অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ একটি অফিস সঠিকভাবে কাজ করে তা নিশ্চিত করার জন্য, 'উদাহরণস্বরূপ। একজন প্রশাসনিক সহকারীর অবশ্যই দুর্দান্ত যোগাযোগ, সময়-ব্যবস্থাপনা এবং সাংগঠনিক দক্ষতা থাকতে হবে যাতে অফিসটি সর্বদা দক্ষতার সাথে কাজ করে। একজন নির্বাহী সহকারী হিসেবে আমি চারজন নির্বাহীর সময়সূচী আয়োজন ও পর্যবেক্ষণের দায়িত্বে থাকতাম।

আমি প্রতিটি নির্বাহীর জন্য যথাযথভাবে অ্যাপয়েন্টমেন্ট এবং মিটিং বুক করার জন্য একটি বেসপোক শিডিউলিং অ্যাপ্লিকেশন ব্যবহার করে এবং তারপর আমাদের সকালের মিটিং চলাকালীন ইমেলের মাধ্যমে এবং ব্যক্তিগতভাবে তাদের ক্যালেন্ডারগুলি তাদের কাছে সাপ্তাহিক যোগাযোগ করে এটি অর্জন করেছি। এটি পুরো অফিস সময়সূচীতে থাকার অনুমতি দেয়। আমি আপনার কোম্পানিতে এই অনুরূপ প্রতিভা আনতে পারি যাতে সবকিছু সঠিকভাবে হয়।'

6. একটি সময় বর্ণনা করুন যখন আপনাকে একজন প্রশাসনিক সহকারী হিসাবে আপনার কাজে বিচক্ষণতা ব্যবহার করতে হয়েছিল এবং আপনি কীভাবে এটি মোকাবেলা করেছিলেন।

প্রশাসনিক সহকারীরা প্রায়শই কর্মক্ষেত্র এবং কোম্পানির ক্লায়েন্টদের সম্পর্কে সংবেদনশীল তথ্য অ্যাক্সেস করে। এই প্রশ্নটি নিয়োগকর্তাকে দেখতে দেয় যে আপনি বিচক্ষণতা এবং গোপনীয়তা বজায় রেখে জটিল বা সূক্ষ্ম সমস্যাগুলি পরিচালনা করতে পারেন কিনা। এই প্রশ্নের উত্তর দেওয়ার সময়, ব্যবহার করুন স্টার পদ্ধতি একটি নির্দিষ্ট পরিস্থিতিতে খুঁজে বের করতে যেখানে বিচক্ষণতা এবং গোপনীয়তা পরিস্থিতির জন্য অত্যাবশ্যক ছিল এবং আপনি কীভাবে এটি পরিচালনা করেছেন তা বর্ণনা করুন।

উদাহরণ

'একজন মানবসম্পদ সহকারী হিসেবে আমার ক্ষমতায়, আমি এইচআর পরিচালককে সহায়তা করেছি এবং পরিকল্পিত কর্মী হ্রাস সম্পর্কে জানতে পেরেছি।' আমার অনেক বন্ধু ছিল যারা ফার্মের জন্য কাজ করেছিল, কিন্তু আমি জানতাম যে অফিসে কাঠামো এবং শান্তি বজায় রাখার জন্য বিচক্ষণতার প্রয়োজন। যদিও আমি জানতাম না কাকে ছেড়ে দেওয়া হবে, আমি জানতাম যে এটি ঘটবে এবং কখন। আমাদের বিভাগের প্রত্যেকের জন্য এটি একটি চাপের মুহূর্ত ছিল। আমি আমার গোপনীয়তা বজায় রেখেছিলাম এবং সঠিক সময়ে সঠিক চ্যানেলের মাধ্যমে বাকি কর্মীদের সাথে তথ্য শেয়ার করা হয়েছিল।'

7. যদি আপনাকে একটি কাজ দেওয়া হয় কিন্তু প্রয়োজনীয় সমস্ত নির্দেশনা না পান তাহলে আপনি কী করবেন?

এই প্রশ্নটি ইন্টারভিউয়ারকে কঠিন পরিস্থিতিতে মোকাবেলা করার জন্য আপনার কৌশল সম্পর্কে আরও জানতে দেয় যেখানে কোনও স্পষ্ট নির্দেশনা নেই। নিয়োগকর্তা জানতে চাইবেন যে আপনি কোন গবেষণার দক্ষতাগুলি ব্যবহার করে কীভাবে কিছু সম্পাদন করবেন এবং প্রয়োজনে স্পষ্টীকরণ এবং সাহায্য চাইতে আপনি স্বাচ্ছন্দ্য বোধ করছেন কিনা। এই প্রশ্নের উত্তর দেওয়ার জন্য, বিষয়ের উপর স্বাধীন গবেষণা পরিচালনা করার এবং প্রয়োজনে স্পষ্টীকরণের জন্য আপনার ক্ষমতা সম্পর্কে সতর্ক থাকুন।

মুরগির ভাজা স্টেকের জন্য কি মাংস ব্যবহার করা হয়

উদাহরণ

'যদি আমাকে একটি কাজ দেওয়া হয় এবং আমি স্পষ্ট নির্দেশনা না পাই, তাহলে আমি প্রথমেই দেখতে চাই যে আমি আমার নিজের গবেষণা পরিচালনা করে, যেমন একটি Google অনুসন্ধান পরিচালনা করে আমার প্রয়োজনীয় তথ্য খুঁজে পেতে পারি কিনা।' আমার তদন্ত পরিচালনা করার পরেও যদি আমার আরও তথ্যের প্রয়োজন হয়, তাহলে আমি আমাকে কাজের দায়িত্ব দেওয়া ব্যক্তির সাথে যোগাযোগ করব এবং স্পষ্টীকরণের অনুরোধ করব। আমি অ্যাসাইনমেন্টে কাজ শুরু করার আগে, আমি নিশ্চিত করব যে আমি সম্পূর্ণরূপে বুঝতে পারি যে কী করতে হবে এবং কাজের সময়সীমা কী।'

8. আপনার কি পছন্দের ব্যবস্থাপনা শৈলী আছে?

এই প্রশ্নটি ইন্টারভিউয়ারকে আপনার কর্মক্ষেত্রের স্বাধীনতার স্তর নির্ধারণ করতে এবং তাদের পরিচালনার শৈলী আপনার কাজের পছন্দের সাথে সামঞ্জস্যপূর্ণ কিনা তা নির্ধারণ করতে সহায়তা করে। প্রশাসনিক সহকারীরা ন্যূনতম তত্ত্বাবধানে অফিসকে সুষ্ঠুভাবে পরিচালনা করতে যথেষ্ট স্বয়ংসম্পূর্ণ হতে হবে, তবে তাদের কাজের পছন্দ এবং তাদের সুপারভাইজারের ব্যবস্থাপনা শৈলী সম্মত হওয়াও গুরুত্বপূর্ণ। এই প্রশ্নের উত্তর দেওয়ার সময় আপনার পছন্দগুলি সম্পর্কে সৎ হওয়া গুরুত্বপূর্ণ তা নিশ্চিত করার জন্য যে অবস্থানটি আপনার এবং কোম্পানি উভয়ের জন্য উপযুক্ত।

উদাহরণ

'আমি এমন একজন সুপারভাইজার পছন্দ করি যে আমাকে আমার কাজটি পূরণ করার জন্য প্রয়োজনীয় জ্ঞান সরবরাহ করে, স্পষ্ট প্রত্যাশা রাখে এবং আমাকে মাইক্রোম্যানেজ না করেই এই কাজগুলি সম্পূর্ণ করতে বিশ্বাস করে।' আমি আমার সময় পরিচালনায় সংগঠিত এবং কার্যকরী থাকার কারণে আমি ট্র্যাক এবং উত্পাদনশীল থাকি তা নিশ্চিত করার জন্য আমাকে ঘন ঘন চেক করার দরকার নেই। আমি মাঝে মাঝে প্রতিক্রিয়াও পছন্দ করি যা আমাকে বলে যে আমি কীভাবে করছি এবং, যদি প্রযোজ্য হয়, উন্নয়নের জন্য ধারণা তৈরি করে।'

9. প্রশাসনিক সহকারী চাকরির সবচেয়ে চ্যালেঞ্জিং দিকটি কী বলে আপনি মনে করেন?

এটি আপনার ত্রুটিগুলি সম্পর্কে অনুসন্ধান করার একটি ভিন্ন পদ্ধতি। আপনি যেভাবে এই প্রশ্নের উত্তর দেন তা ইন্টারভিউয়ারকে নির্দেশ করে যদি আপনি উন্নয়নের জন্য নির্দিষ্ট ক্ষেত্রগুলি সনাক্ত করতে এবং প্রতিষ্ঠা করতে পারেন। এই প্রশ্নের উত্তর দেওয়ার সময়, ব্যবহার করুন স্টার পদ্ধতি একটি নির্দিষ্ট পরিস্থিতি বেছে নেওয়ার জন্য যা আপনার কাছে অতিক্রম করা কঠিন ছিল এবং আপনি কীভাবে তা কাটিয়ে উঠলেন তা বর্ণনা করুন।

উদাহরণ

'আমার আগের কাজে, আমি বুঝতে পেরেছিলাম যে আমি যদি আমার সময় পরিচালনা করার জন্য একটি পরিষ্কার সময়সূচী নিয়োগ না করি তবে আমি কখনও কখনও অ্যাসাইনমেন্টকে অগ্রাধিকার দিতে সংগ্রাম করি।' জিনিসগুলিকে একপাশে রাখতে বা কাউকে আমার কাজ শেষ করার জন্য অপেক্ষা করতে অসুবিধা হয় কারণ আমি এখনই সবকিছু সম্পন্ন করতে চাই। আমি নিজের জন্য একটি সুসংগঠিত পরিকল্পনা তৈরি করে এটিকে অতিক্রম করেছি যা তাদের নির্ধারিত তারিখ অনুসারে কাজের প্রকল্পগুলিকে অগ্রাধিকার দেয়। আমি খুঁজে পেয়েছি যে আমার দিনগুলিকে সঠিকভাবে সাজানোর জন্য একটি ইলেকট্রনিক ক্যালেন্ডার ব্যবহার করা আমাকে ট্র্যাক রাখতে এবং সময়মতো আমার কাজ শেষ করতে সাহায্য করেছে।'

10. আমাকে এমন একটি মুহূর্ত সম্পর্কে বলুন যখন আপনাকে একটি বিশাল দল পরিচালনা করতে হয়েছিল। আপনি কি সফল হতে পেরেছেন?

এই প্রশ্নটি ইন্টারভিউয়ারকে কাজকে অগ্রাধিকার দেওয়ার, মাল্টিটাস্ক করার, সময়সীমা পূরণ করতে এবং একটি বড় দলকে কার্যকরভাবে সহায়তা করার ক্ষমতা মূল্যায়ন করতে দেয়। এই প্রশ্নটি আবেদনকারীদের জন্য উপযুক্ত যারা আগে প্রশাসনিক সহকারী হিসাবে কাজ করেননি কারণ এটি আপনাকে কাজের মৌলিক কাজগুলি সম্পন্ন করার আপনার ক্ষমতা নিয়ে আলোচনা করার পাশাপাশি আপনি কাজ করেছেন এমন একটি টিম প্রকল্প থেকে প্রমাণ প্রদান করার অনুমতি দেয়৷ এই প্রশ্ন, অন্যদের মত, ব্যবহার করে উত্তর দেওয়া উচিত স্টার পদ্ধতি , যার জন্য আপনাকে আপনার পূর্ব অভিজ্ঞতা থেকে একটি বিশেষভাবে প্রাসঙ্গিক উদাহরণ প্রদান করতে হবে।

উদাহরণ

'আমি বড় দলে কাজ করার ক্ষেত্রে ব্যতিক্রমী এবং তাদেরকে এমনভাবে সাহায্য করি যা তাদের লক্ষ্যে পৌঁছাতে সাহায্য করে,' উদাহরণ স্বরূপ। আমি চার বছর ধরে আমার হাইস্কুলের চিয়ারিং টিমের একটি অংশ ছিলাম, এবং আমার জুনিয়র এবং সিনিয়র বছরগুলিতে, আমাকে দলের অধিনায়ক মনোনীত করা হয়েছিল। আমি কোরিওগ্রাফিং রুটিন, অনুশীলন এবং ইভেন্টগুলি সংগঠিত করার দায়িত্বে ছিলাম এবং নিশ্চিত করেছিলাম যে দলের প্রত্যেকে সেশনে অংশ নেয় এবং দলের অধিনায়ক হিসাবে ইভেন্টগুলির জন্য প্রস্তুত হয়। আমাদের স্কোয়াড আমার সিনিয়র বছরে রাজ্য চ্যাম্পিয়নশিপে প্রতিদ্বন্দ্বিতা করেছিল এবং আমরা দ্বিতীয় হয়েছিলাম।'

আমি কিভাবে একটি প্রশাসনিক সহকারী সাক্ষাৎকারের জন্য প্রস্তুত করব?

এখানে কিভাবে প্রস্তুত করবেন:

• আগাম কোম্পানি গবেষণা.
• কাজের বিবরণ পর্যালোচনা করুন।
• একটি মক ইন্টারভিউ ব্যবহার করে অনুশীলন করুন।
• আপনার সমালোচনামূলক সফট স্কিল এবং হার্ড স্কিল হাইলাইট করুন।

একজন প্রশাসনিক সহকারীর জন্য কোন দক্ষতা সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ?

এখানে সমস্ত প্রশাসনিক সহকারীর শীর্ষ দক্ষতা থাকা উচিত। একজন নিয়োগকারী ব্যবস্থাপক একটি অফিসের পরিবেশে একাধিক কাজ পরিচালনা করার আপনার ক্ষমতা নির্ধারণ করতে ইন্টারভিউ প্রশ্ন ব্যবহার করবেন। এবং প্রশাসনিক সহকারী ভূমিকার জন্য আপনার উপযুক্ত নির্ধারণ করতে আপনার প্রতিক্রিয়াগুলিকে অনুমতি দিন।

• সাংগঠনিক দক্ষতা.
• যোগাযোগ দক্ষতা.
• কম্পিউটার দক্ষতা.
• প্রকল্প পরিচালনার দক্ষতা।
• সময় ব্যবস্থাপনা দক্ষতা.
• ডেটা এন্ট্রির দক্ষতা।
• বিশেষ দক্ষতা যেমন সৃজনশীল চিন্তা, মাল্টি-লাইন টেলিফোন পরিচালনা এবং অন্যান্য কাজের-নির্দিষ্ট দক্ষতা।

প্রশাসনিক পদের জন্য 'কেন আমরা আপনাকে নিয়োগ দেব', কীভাবে উত্তর দেবেন?

নিয়োগকারী পরিচালকরা চাকরির আবেদনকারীদের দেখতে চান যে তারা বুঝতে পারে কী তাদের অনন্য করে তোলে। আপনাকে কী বিশেষ করে তোলে তা বর্ণনা করতে আপনার শেষ কাজের অভিজ্ঞতা ব্যবহার করুন। একাধিক প্রকল্প পরিচালনা করা, বিশেষ উদ্যোগ সম্পন্ন করা বা অফিস সংস্কৃতি পরিচালনা করা। প্রাথমিক কাজের দায়িত্বের উপরে এবং তার বাইরে যান।

সেরা উত্তর উদাহরণ:

আমি অত্যন্ত সংগঠিত, যেমন জিনিসগুলিকে আরও দক্ষতার সাথে করা, এবং এই ক্ষেত্রে দশ বছরের বেশি দক্ষতা রয়েছে। আমি এই ক্ষেত্রে কাজ চালিয়ে যাচ্ছি কারণ আমি এটি উপভোগ করি। একজন প্রশাসনিক সহকারী হিসাবে, আমি আমার কাজকে একটি সম্পূর্ণ অফিস ভালভাবে চলার বিষয়টি নিশ্চিত করার জন্য বিবেচনা করি এবং এটি করা আমার দায়িত্ব।

একটি চাকরির ইন্টারভিউতে একজন প্রশাসনিক সহকারীকে কীভাবে উত্তর দেওয়া উচিত, 'নিজের সম্পর্কে বলুন'?

আপনার শিক্ষাগত যোগ্যতা, কাজের অভিজ্ঞতা এবং প্রতিভা ব্যাখ্যা করা উচিত 'নিজের সম্পর্কে বলুন' এর উত্তরে।

উদাহরণস্বরূপ, 'আমি একজন ব্যবসায় প্রশাসন স্নাতক যিনি পাঁচ বছর ধরে প্রশাসনিক সহকারী হিসেবে কাজ করেছেন।'